Mitarbeiterauslastung bzw. “Ressourcenplanung”
Immer wieder werden wir nach einer Mitarbeiter-Kapazitätsplanung gefragt: Welche Mitarbeiter stehen zur Verfügung, wann und wo entstehen Überlastungen? Hinter dieser vermeintlich einfachen Anforderung steht ein (organisatorisch) unlösbares Problem: Denn neben der jobbezogenen Arbeit müsste auch die Verfügbarkeit der Mitarbeiter wie Urlaub, Teilzeitarbeit oder Grundauslastungen für Routinearbeiten beachtet werden. Darüber hinaus soll die Kapazitätsplanung die Auslastungen der Mitarbeiter auf größere Zeitspannen ermitteln: Ein Job, der auf Wochensicht zu Überlastungen führt, kann auf den Monat betrachtet unproblematisch sein; und umgekehrt.
Ein weiteres Problem der Mitarbeiterauslastung ist die Planbarkeit. Während bei Maschinen eine sehr genaue Planung möglich ist (eine Maschine läuft genau x Stunden je Werktag), kann dies für Menschen in Jobs nicht angewandt werden. Der Aufwand, einen Mitarbeiter so exakt wie eine Maschine einzuplanen und die Planung dann regelmäßig an die rückgemeldeten Verfügbarkeit (”gehe früher”, Krankheit, “wichtigerer” Job kam dazwischen etc.) anzupassen, ist im Agenturalltag nicht zu leisten.
Projektmanagement bzw. Jobs in Agenturen stehen für zielorientiertes Arbeiten, das sich nun mal nicht exakt planen lässt. Dem Jobleiter werden Ziele (Meilensteine) und Budgets vorgegeben, die er erreichen soll. Die Zielvorgabe lautet in der Regel, zu einem bestimmten Zeitraum (bis Ende der nähsten Woche) und einem Budget bzw. Zeitkontingent („schauen Sie, dass Sie mit 20 – 25 Stunden hinkommen“) vorgegeben.
Undenkbar – und vor allem unrealistisch – wären detaillierte Vorgaben wie „arbeiten Sie morgen 2 Stunden am Job A, dann bitte 2 Stunden am Job B, danach nehmen Sie Ihre Pause und Punkt 14:30 Uhr machen Sie wieder 3,5 Stunden am Job A…“
Fazit: Rein aus organisatorischer Sicht lässt sich keine seriöse Mitarbeiter- Kapazitätsplanung realisieren. Beachten Sie dies beim Vergleich mit Wettbewerbslösungen, die Ihnen bei der Präsentation von ein paar GANT-Diagrammen und Zeitbalken dies suggerieren (und verkaufen) wollen.
